Wat kost het om weg te gaan bij uw softwareleverancier?

Van alle vragen die u vóór het tekenen van een softwarecontract kunt stellen, wordt deze het minst gesteld: wat kost het om, over drie of vijf jaar, weer weg te gaan? Dat is opmerkelijk, want de kosten van een overstap zijn vaak substantieel, en ze worden vrijwel nooit in de oorspronkelijke offerte genoemd — logisch, want die offerte gaat over instappen, niet over vertrekken. Dit artikel zet de posten op een rij die bij een overstap ontstaan, met richtwaarden.

Exitkosten zijn ook om een andere reden relevant, los van de vraag of u daadwerkelijk van plan bent te vertrekken: ze bepalen hoeveel onderhandelingsruimte u tijdens de looptijd van het contract heeft. Een leverancier die weet dat een overstap voor u nauwelijks kosten met zich meebrengt, heeft een prikkel om u tevreden te houden. Een leverancier die weet dat u financieel vastzit, heeft die prikkel in mindere mate. Exitkosten vooraf becijferen is dus niet alleen relevant voor het moment van vertrek, maar voor de hele duur van de samenwerking.

Drie categorieën exitkosten

Exitkosten vallen uiteen in drie categorieën die onafhankelijk van elkaar optellen: het loskomen van het oude systeem, de periode waarin u tijdelijk twee systemen naast elkaar draait, en de nieuwe implementatie bij de volgende leverancier.

1. Data-export

Het exporteren van uw eigen gegevens uit het huidige systeem is in de meeste contracten uw recht, maar de vorm waarin dat gebeurt, is dat niet automatisch. Een export in een bruikbaar formaat (gestructureerde bestanden, een toegankelijke database-dump) is iets anders dan een export in een formaat dat nauwelijks te verwerken is. Richtwaarde: EUR 500 tot 2.500 voor een eenvoudige export, aanmerkelijk hoger als de leverancier maatwerk moet leveren om de data bruikbaar te maken. De factor die het verschil maakt: staat het recht op een bruikbare export expliciet in het contract, of alleen het recht op "de gegevens" zonder nadere specificatie van het formaat?

2. Dubbele draaikosten

Bij een overstap draait u vrijwel altijd een periode het oude en het nieuwe systeem naast elkaar, om de overgang veilig te laten verlopen. Die overlapperiode kost dubbel: u betaalt voor het oude systeem (vaak nog binnen de opzegtermijn) én voor het nieuwe systeem (dat al in implementatie is). Richtwaarde: 1 tot 3 maanden dubbele kosten, afhankelijk van de complexiteit van de overgang en de lengte van de opzegtermijn.

3. Een nieuw implementatietraject

De grootste post: een overstap naar een ander systeem is, financieel gezien, een nieuwe implementatie. Alle posten uit prijsmodellen — implementatie, datamigratie, koppelingen, opleiding — komen terug, ditmaal bij de nieuwe leverancier. Richtwaarde: reken op 20 tot 40% van de oorspronkelijke implementatiekosten als het nieuwe systeem functioneel vergelijkbaar is; bij een overstap naar een wezenlijk ander type systeem kan dit oplopen tot de volledige oorspronkelijke implementatiekosten.

Rekenvoorbeeld

Stel, de oorspronkelijke implementatie kostte EUR 15.000. Data-export: EUR 1.500. Dubbele draaikosten: 2 maanden × EUR 800 licentiekosten = EUR 1.600. Nieuwe implementatie bij een vergelijkbaar systeem: 30% van EUR 15.000 = EUR 4.500. Totale exitkosten: ongeveer EUR 7.600 — bovenop wat de nieuwe leverancier voor het traject zelf rekent. Dat bedrag is geen argument om nooit over te stappen; het is een argument om het mee te wegen bij de beslissing om wél of niet te tekenen bij de huidige leverancier, en om vooraf te weten waar u aan begint als de samenwerking op enig moment niet meer bevalt.

Wanneer exitkosten hoger uitvallen dan het rekenvoorbeeld

Het rekenvoorbeeld hierboven gaat uit van een overstap naar een functioneel vergelijkbaar systeem, met een leverancier die redelijk meewerkt aan de export. Drie situaties duwen de exitkosten fors omhoog:

• Een propriëtair dataformaat. Als uw gegevens zijn opgeslagen in een structuur die alleen door het huidige systeem goed leesbaar is, moet er na de export alsnog een vertaalslag plaatsvinden — vaak maatwerk, vaak duurder dan de export zelf.
• Maatwerk koppelingen die opnieuw gebouwd moeten worden. Elke koppeling uit de kostenpostentabel die specifiek voor uw huidige systeem is gebouwd, moet bij een overstap opnieuw worden ontwikkeld voor het nieuwe systeem. Bij vijf koppelingen kan dat alleen al oplopen tot EUR 10.000.
• Contractuele minimumtermijnen of boetes. Sommige contracten bevatten een clausule die bij tussentijdse beëindiging een boete oplegt, gelijk aan de resterende maandtermijnen. Dat staat los van de operationele exitkosten uit dit artikel, maar telt er wel bovenop.

Bij een overstap naar een wezenlijk ander type systeem — bijvoorbeeld van een sterk aangepast maatwerkpakket naar een modulair platform, of andersom — lopen de kosten voor het nieuwe implementatietraject dichter naar de volledige oorspronkelijke implementatiekosten dan naar de 20 tot 40% uit het rekenvoorbeeld. De reden is eenvoudig: hoe meer het nieuwe systeem functioneel afwijkt van het oude, hoe minder van de bestaande inrichting, koppelingen en werkwijzen herbruikbaar is.

Exitkosten meenemen in een investeringsbeslissing

Exitkosten horen strikt genomen niet bij de TCO van het systeem dat u nu overweegt — ze zijn een kostenpost van een toekomstige, hypothetische overstap. Toch is het zinvol om ze als aparte notitie bij een investeringsbeslissing te leggen, om twee redenen. Ten eerste geven ze een indicatie van hoe groot uw financiële afhankelijkheid van de leverancier wordt na livegang. Ten tweede zijn ze een nuttige tegenhanger bij het vergelijken van twee offertes: een offerte met lagere instapkosten maar hoge verwachte exitkosten (bijvoorbeeld door veel maatwerkkoppelingen) is niet per definitie de voordeligste keuze over de volledige levensduur van het systeem, ook al oogt de TCO over vijf jaar lager. Het TCO-model op deze site rekent niet automatisch met exitkosten mee — dat is bewust, omdat ze zo sterk van de gekozen vervolgstap afhangen — maar het signalenblok onder de uitkomst wijst er wel op dat deze post apart moet worden meegewogen.

Wat u vooraf kunt vastleggen om exitkosten te beperken

• Vraag naar het exportformaat voordat u tekent, niet pas bij vertrek. Een leverancier die dit vooraf helder specificeert, geeft daarmee ook een signaal over hoe die met vertrekkende klanten omgaat.
• Vraag naar de opzegtermijn en of die kan worden verkort tegen een vergoeding, om de periode met dubbele kosten te beperken.
• Vraag of er een standaard exportprocedure bestaat die bij eerdere klanten is gebruikt, in plaats van een op maat te bouwen exportfunctie die zelf weer geld kost.
• Leg vast dat u, ongeacht het conflict, altijd toegang houdt tot uw eigen data gedurende een redelijke periode na beëindiging, zodat een exportprobleem niet ontstaat op het moment dat de relatie al onder druk staat.

Waarom dit onderwerp bij de start van een traject hoort

Exitkosten navragen voelt voor veel inkopers ongemakkelijk op het moment dat een samenwerking nog moet beginnen — het klinkt alsof u al rekening houdt met een mislukking. In de praktijk is het omgekeerde waar: een leverancier die vooraf helder is over exportformaten en opzegvoorwaarden, geeft daarmee vertrouwen in de samenwerking, niet wantrouwen. En voor uzelf geldt: een besluit om te tekenen is beter onderbouwd als u weet wat de weg terug kost, ook als u niet van plan bent die weg ooit te bewandelen.