Prijs per gebruiker: waar ligt het omslagpunt?

Prijs per gebruiker per maand is de meest voorkomende prijsvorm bij cloudsoftware, en de meest verraderlijke bij groei. Dit artikel rekent drie situaties door — 10, 40 en 100 gebruikers, elk met 10% groei per jaar — en laat zien vanaf welk aantal gebruikers een licentiemodel met jaarlijks onderhoud voordeliger wordt. Voor de bredere uitleg van de drie prijsvormen, zie prijsmodellen.

De reden dat dit omslagpunt vaak over het hoofd wordt gezien, is dat de meeste organisaties een offerte beoordelen op het bedrag van het eerste jaar. In het eerste jaar is prijs per gebruiker bij een klein team bijna altijd de goedkoopste optie — er is immers geen grote licentie-investering nodig. Het omslagpunt wordt pas zichtbaar zodra u de kosten over meerdere jaren optelt én rekening houdt met groei, en dat is precies de rekensom die in een eerstejaarsvergelijking ontbreekt.

De aannames

Om de vergelijking eerlijk te houden, gebruiken we in alle drie de situaties dezelfde bedragen: EUR 32 per gebruiker per maand (excl. btw) voor het per-gebruikermodel, en EUR 18.000 eenmalig plus 18% onderhoud per jaar voor het licentiemodel. Dat zijn voorbeeldprijzen, niet de prijs van een specifieke leverancier. Groei: 10% per jaar, een gangbaar tempo voor een groeiende organisatie tussen 10 en 250 medewerkers.

Rekenvoorbeeld: 10, 40 en 100 gebruikers

Bedragen zijn doorlopende kosten (het bedrag per gebruiker respectievelijk het licentiebedrag plus onderhoud); eenmalige posten voor migratie en koppelingen zijn hierin niet meegenomen omdat die ongeveer gelijk zijn voor beide prijsvormen bij eenzelfde organisatie en het beeld daardoor niet wezenlijk veranderen.

De formule achter het omslagpunt

Het omslagpunt is met een eenvoudige rekensom te bepalen. Bij een groeicijfer van 10% per jaar is de som van de groeifactor over 5 jaar (1 + 1,1 + 1,21 + 1,331 + 1,4641) gelijk aan ongeveer 6,105. De doorlopende kosten van het per-gebruikermodel over 5 jaar zijn dan: gebruikers × 12 × prijs per gebruiker × 6,105. Bij EUR 32 per gebruiker per maand is dat gebruikers × 2.344.

De kosten van het licentiemodel over 5 jaar zijn: licentiebedrag + (onderhoudspercentage × licentiebedrag × 5). Bij EUR 18.000 en 18% is dat 18.000 + 16.200 = 34.200.

Het omslagpunt ligt waar beide bedragen gelijk zijn: gebruikers × 2.344 = 34.200, oftewel gebruikers ≈ 14,6. Onder deze aannames is prijs per gebruiker voordeliger tot ongeveer 14 à 15 gebruikers, en wordt het licentiemodel daarna goedkoper — precies zoals de tabel hierboven laat zien: bij 10 gebruikers wint prijs per gebruiker, bij 40 en 100 wint de licentie ruimschoots.

Wat het omslagpunt verschuift

Dit is geen vast getal — het verschuift zodra u een van de drie invoerwaarden verandert:

• Een lagere prijs per gebruiker (bijvoorbeeld EUR 20 in plaats van EUR 32) verschuift het omslagpunt naar boven: bij EUR 20 per gebruiker per maand (jaarlast EUR 240 × 6,105 = 1.465 per gebruiker over 5 jaar) ligt het omslagpunt rond de 23 gebruikers.
• Een hoger licentiebedrag verschuift het omslagpunt naar boven: bij een licentie van EUR 30.000 in plaats van EUR 18.000 (totaal over 5 jaar: 30.000 + 27.000 = 57.000) ligt het omslagpunt rond de 24 gebruikers.
• Een lager onderhoudspercentage verschuift het omslagpunt eveneens naar boven, omdat de doorlopende licentiekosten dan minder snel oplopen.
• Een hoger groeicijfer verlaagt het omslagpunt: bij 20% groei per jaar in plaats van 10% loopt de per-gebruikerskostenpost sneller op, waardoor de licentie al bij een kleiner startaantal voordeliger wordt.

Voor uw eigen bedragen is dit met het TCO-model op deze site in enkele minuten door te rekenen: vul uw eigen prijs per gebruiker, licentiebedrag, onderhoudspercentage en groeicijfer in, en de uitkomst verschijnt direct op het scherm.

En bij uurtarief maatwerk?

De derde prijsvorm uit prijsmodellen — uurtarief maatwerk met een eenmalig implementatiebedrag — heeft in de kern geen omslagpunt in dezelfde zin, omdat er bij deze vorm doorgaans geen doorlopende kostenpost per gebruiker is: u betaalt eenmalig voor de uren die de implementatie kost, en daarna alleen voor hosting en support als u die apart afneemt. Dat maakt uurtarief maatwerk bij een groeiend gebruikersaantal aantrekkelijk in doorlopende kosten, maar het verschuift het risico naar de eenmalige post: valt de implementatie duurder uit dan de indicatieve uren, dan zit dat verschil in het eerste jaar, niet uitgesmeerd over vijf jaar. Zie offerte lezen voor hoe u met indicatieve uren omgaat.

Hoe u dit toepast op een offerte die u nu heeft

Vier stappen. Eerst: noteer het aantal gebruikers waarmee de offerte rekent, en uw eigen verwachte jaarlijkse groei. Tweede: als de offerte per gebruiker rekent, bereken met de formule hierboven — of met het TCO-model — bij welk aantal gebruikers een alternatieve prijsvorm voordeliger zou zijn. Derde: vraag de leverancier expliciet of er bij dat aantal een staffel, korting of alternatieve prijsvorm beschikbaar is; veel leveranciers bieden dit, maar noemen het niet uit zichzelf. Vierde: leg de uitkomst van dat gesprek schriftelijk vast, zodat u er bij het bereiken van dat aantal gebruikers op kunt terugvallen.

Wat dit betekent voor de eerste jaren van een groeiend bedrijf

Voor een organisatie die net begint met een nieuw systeem en 10 gebruikers heeft, is prijs per gebruiker vrijwel altijd de verstandige keuze — de instapkosten zijn laag en het bedrag past bij de huidige omvang. Het risico ontstaat pas wanneer de organisatie doorgroeit zonder dat de prijsvorm wordt herzien. Een bedrijf dat in vijf jaar van 10 naar 40 gebruikers groeit, betaalt bij een ongewijzigde prijsvorm in het vijfde jaar aanmerkelijk meer per gebruiker aan totale kosten dan een bedrijf dat vanaf 40 gebruikers direct voor een licentiemodel had gekozen. Dat is geen argument om als startende organisatie meteen groot te investeren in een licentie — het is een argument om het gesprek over de prijsvorm periodiek te heropenen, bijvoorbeeld bij elke contractverlenging.

Waarom dit niet betekent dat u altijd voor een licentie moet kiezen

Een licentiemodel wint in dit rekenvoorbeeld bij grotere aantallen gebruikers, maar dat is geen advies om per definitie voor die vorm te kiezen. Drie kanttekeningen zijn op hun plaats. Ten eerste onderhandelen leveranciers een licentieprijs meestal op basis van uw verwachte gebruikersaantal — een licentie van EUR 18.000 die ook bij 100 gebruikers geldt, is in de praktijk onwaarschijnlijk; reken dus met een licentiebedrag dat past bij uw eigen schaal, niet met het voorbeeldbedrag uit dit artikel. Ten tweede vraagt een licentiemodel een grotere investering vooraf, wat voor sommige organisaties een reden is om toch voor prijs per gebruiker te kiezen, ook als dat over vijf jaar duurder uitpakt — zie ook de sectie over voorspelbaarheid in prijsmodellen. Ten derde bestaan er tussenvormen, zoals gestaffelde prijzen per gebruiker die bij een hoger aantal een korting geven; die zijn met dit model ook door te rekenen door het bedrag per gebruiker per jaarschijf aan te passen.