Onderhoudskosten software: welk percentage is normaal?

Onderhoud is de kostenpost die in jaar één nauwelijks opvalt en vanaf jaar drie het verschil maakt tussen twee offertes die aanvankelijk gelijk leken. De reden is eenvoudig: onderhoud wordt bijna nooit als bedrag genoemd, maar als percentage of als clausule. En een percentage van iets, over een looptijd van vijf jaar, met jaarlijkse indexering erbij, is voor niemand uit het hoofd te overzien op het moment dat de offerte op tafel ligt.

Dit artikel geeft de gangbare percentages in 2026, laat zien hoe indexering bij SaaS hetzelfde effect heeft als een onderhoudspercentage bij licenties, en rekent één voorbeeld door tot in jaar vijf.

Wat valt er precies onder "onderhoud"?

In een softwarecontract dekt onderhoud doorgaans drie dingen: het recht op updates en nieuwe versies, het oplossen van fouten in de software, en een basisniveau van support. Wat er meestal niet onder valt: functionele wijzigingen op uw verzoek, nieuwe koppelingen, extra opleiding en het herstellen van problemen die door uw eigen inrichting zijn ontstaan. Dat onderscheid is de kern van elk onderhoudsgesprek dat later misloopt, dus laat het vooraf schriftelijk vastleggen.

Een tweede scheidslijn is die tussen onderhoud en SLA. Onderhoud zegt dat fouten worden hersteld; een SLA zegt binnen hoeveel tijd. Zonder SLA heeft u recht op herstel zonder afgesproken termijn — en dat is in de praktijk een wezenlijk ander product.

De gangbare percentages in 2026

• On-premise licenties: 18 tot 22 procent van de licentiewaarde per jaar. Achttien procent is de klassieke standaard; boven de 22 procent is een onderbouwing op zijn plaats. Let op: het percentage rekent over de oorspronkelijke licentiewaarde, ook als u die licentie inmiddels tegen een lagere prijs zou kunnen kopen.
• SaaS en abonnementen: formeel nul procent, want onderhoud zit in de maandprijs. Materieel komt het terug via de indexeringsclausule, doorgaans 3 tot 7 procent per jaar. Een clausule die "de CBS-dienstenprijsindex, met een minimum van 3 procent" hanteert is in de praktijk een onderhoudspercentage met een andere naam.
• Hybride en modulaire platformen: vaak een vast bedrag per maand voor support en beheer, los van de modules. Toets dat bedrag als percentage van uw jaarlast, zodat u het naast de andere twee vormen kunt leggen.

Waarom indexering zwaarder telt dan het percentage

Een onderhoudspercentage is een bekend, vast getal. Indexering is een percentage over een grondslag die elk jaar meegroeit, en dat is precies wat het lastig maakt om intuïtief in te schatten. Bij 5 procent indexering per jaar betaalt u in jaar vijf ongeveer 22 procent meer dan in jaar één, en over vijf jaar samen ongeveer 10 procent meer dan wanneer u vijf keer het startbedrag zou optellen.

Drie dingen zijn daarom belangrijker dan de hoogte van het percentage zelf: of er een maximum in de clausule staat, of de index aan een publieke bron is gekoppeld of aan het oordeel van de leverancier, en of de indexering ook geldt voor het eerste contractjaar. Ontbreekt een maximum, dan is de verhoging feitelijk onbegrensd en heeft u vijf jaar lang geen bovengrens aan uw eigen begroting.

Rekenvoorbeeld: twee offertes die in jaar één gelijk zijn

Twee leveranciers voor 30 gebruikers. Beide komen uit op EUR 25.200 in jaar één.

Offerte A (on-premise licentie): eenmalige licentie EUR 60.000, onderhoud 20 procent per jaar, dus EUR 12.000. Jaar één bevat naast de licentie ook het eerste onderhoudsjaar. Over vijf jaar: EUR 60.000 licentie plus vijf maal EUR 12.000 onderhoud, met 3 procent indexering op het onderhoud, komt neer op ongeveer EUR 60.000 + EUR 63.700 = EUR 123.700.

Offerte B (SaaS): EUR 70 per gebruiker per maand, dus EUR 25.200 per jaar, met een indexeringsclausule van 5 procent zonder maximum. Over vijf jaar: EUR 25.200 + 26.460 + 27.783 + 29.172 + 30.631 = ongeveer EUR 139.200. Daar komt de eenmalige implementatie nog bovenop, die in beide offertes apart staat.

Het verschil over vijf jaar is ruim EUR 15.000 — bijna zeven maanden licentie — en het zit volledig in twee getallen die in jaar één geen van beide zichtbaar waren. Dit betekent niet dat on-premise altijd voordeliger is; bij een indexering van 3 procent in plaats van 5 draait de uitkomst om. Het betekent wel dat een vergelijking die stopt bij het bedrag voor jaar één, niets zegt.

Wat u vraagt voordat u tekent

• "Wat is het onderhoudspercentage, en over welke grondslag wordt het berekend — de oorspronkelijke licentiewaarde of de actuele?"
• "Wat valt er wel en niet onder onderhoud? Graag schriftelijk, met voorbeelden van wat als meerwerk wordt gefactureerd."
• "Welke indexeringsclausule geldt, aan welke publieke index is die gekoppeld, en geldt er een maximum per jaar?"
• "Geldt de indexering al in het tweede contractjaar, of pas na de eerste looptijd?"
• "Wat gebeurt er met het onderhoudspercentage als wij het aantal gebruikers verlagen?"

Die laatste vraag is de minst gestelde en vaak de meest waardevolle. Veel contracten kennen een clausule die het aantal gebruikers wel omhoog maar niet omlaag laat bewegen binnen de looptijd. Bij een bedrijf dat krimpt of dat na de invoering ontdekt dat tien licenties minder volstaan, is dat een structurele kostenpost zonder tegenprestatie.

Zet de onderhoudspost en de indexering in het TCO-model voordat u twee offertes naast elkaar legt; de vijfjaarsuitkomst verschuift er meer door dan de meeste mensen verwachten. De volledige lijst met kostenposten staat in prijsmodellen, en de posten die doorgaans helemaal niet worden genoemd in acht posten die bijna nooit in een offerte staan.